Madeleine Silva OKR Coach, MBA, PMI ACP, PMS.

Según Deloitte antes de la pandemia, el 57% de las organizaciones no tenían teletrabajo. Durante la pandemia el 76% de las organizaciones indicaron que entre el 50%-100% de su fuerza laboral se encuentra en modalidad de teletrabajo.

¿Eres un líder y te preocupas por la productividad de tu equipo? 

Sin lugar a duda la pandemia nos ha presentado varios retos como líderes, una de ellas es la capacidad de gestionar el proceso para trabajar de manera remota.

Según un reporte de GallupLa cantidad de empleados que trabajan de forma remota se duplicó desde mediados de marzo hasta principios de abril de 2020, del 31% al 62%.

Gran parte de la fuerza laboral se encuentra aun realizando Teletrabajo, y es muy probable que después del COVID, muchas empresas obtén por mantener parte de la fuerza laboral en remoto, dado que muchos líderes de equipo han podido experimentar la relación del trabajo remoto con la eficiencia y la productividad de los equipos, claro, sin contemplar algunos ahorros en los alquileres y mantenimiento.

Según GWA, el ahorro promedio en inmuebles con teletrabajo a tiempo completo es de $ 10.000 al año por empleado .

El trabajo remoto (Total o parcial) llego, para quedarse.

Según un informe de Gallup, los empleados que trabajan de forma remota entre el 60% y el 80% del tiempo, están más comprometidos que aquellos que trabajan exclusivamente en un lugar. Entonces ¿Trabajando de manera remota podría brindar mayor bienestar a los colaboradores? Además, ofrecer más libertar en los horarios y genera menos estrés.

¿Qué puedo hacer para incrementar la productividad del mi equipo trabajando en remoto?

Vamos a abordar esta pregunta desde dos miradas, la primera desde el espacio personal “Yo como líder” y la segunda desde la mirada del equipo.

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No podemos exigir lo que nosotros no somos, antes de exigir al equipo ser más productivo, primero te invitaría a que te preguntes ¿Qué tan productivo te consideras? ¿Encuentras un balance entre la vida personal y laboral? ¿Con qué frecuencia utilizas herramientas para mejorar tu productividad y la de tu equipo? Aquí un quiz que te permitirá comprender tu nivel de productividad en el trabajo. 

  1. ¿Trabajas varias tareas al mismo tiempo?
  2. ¿Revisas constantemente los emails o el chat del trabajo?
  3. ¿Asistes a reuniones virtuales que no tiene sentido que participe o que no tienen una agenda previa?
  4. ¿Has definido los objetivos y resultados clave del mes del equipo?
  5. ¿Has delegado tareas que consideras importante para tu equipo?
¿Cómo te fueron con las respuestas? Tranquilo, para que no mueras en el intento, te comparto 4 buenas prácticas para que las incorpores a tu rutina diaria para mejorar tu productividad en el trabajo remoto.

1.Prioriza: Durante la semana laboral vas a tener una serie de pendientes por realizar, enfócate en aquellos que te agregan más valor, en esta etapa puedes utilizar una técnica de priorización que se llama el Método ICE, que te permitirá escoger aquellas actividades que tengan más impacto, menos esfuerzo y más confianza, aquí un video que te explica como aplicarlo. 

Realizar dos tareas a la vez reduce la productividad hasta en un 40%.

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2. Cero multitasking: Se podría definir multitasking como la capacidad de hacer dos o más tareas a la vez, quizás nos veamos tentados de realizarlo, pero ¡cuidado!, según Bernard Boodeea, nos indica que realizar dos tareas a la vez reduce la productividad hasta en un 40%. Por tal motivo, te invitamos a que puedas establecer las prioridades del día.

3. Establecer un Horario: Es crucial establecer un horario o intervalos de tiempo para: Revisar correos, contestar chats de la empresa y realizar pausas activas. Por ejemplo:

  1. Revisa los correos 3 veces al día, si habrá algo importante ten por seguro que tu equipo verá la forma de contactarte.
  2. Realiza pausa de 5 minutos cada 30 o 40 minutos, la técnica Pomodoro nos puede ayudar con este punto, a través del siguiente link podrás revisar a detalle dicha técnica.

Por otro lado, una metodología que puede ayudarnos no solo a incrementar nuestra productividad sino también la del equipo, es la metodología OKR.

4. OKR: Es un sistema de gestión basado en objetivos y resultados clave, brindan claridad a cada miembro del equipo sobre los objetivos y cómo estos contribuyen al objetivo de corporativo. De esta manera incrementa el compromiso, la colaboración y el sentido de pertenencia. Lo cual podría reducir aquella posible distancia que se genera al trabajar en remoto. En el siguiente link podrás revisar más información de los OKRs.

Esta metodología, en un excelente complemento para el teletrabajo remoto, dado que vamos a enfocarnos en resultados y no en el tiempo invertido.

De igual modo, las recomendaciones compartidas en líneas superiores pueden ser utilizadas por el equipo, pero recuerda ser un líder coherente. Me gustaría culminar este artículo compartiendo 3 herramientas digitales que pueden ayudar a incrementar la productividad de tu equipo:

1.Trello: Esta herramienta es una de mis favoritas, dado que puedas utilizarla con tu equipo y establecer aquellas actividades y proyectos de la semana, donde el equipo podrá asignar los responsables y fechas de los entregables. Puedes acceder a la herramienta aquí.

2. La guía de Google: Te imaginas como Google gestiona el trabajo de 100,000 colaboradores en 150 ciudades. ¡Gran desafío! Entonces para comprender mejor el impacto del trabajo remoto, google realizó una encuesta donde midieron el rendimiento y bienestar de los colaboradores, y el resultado de dicha investigación fue la guía: Distributed Work Playbook , donde Google nos brinda recomendaciones para mantener a nuestros equipos con alto rendimiento y bienestar. Puedes acceder a la guía aquí.

3. Slack: Es una herramienta que nos ayuda a mantener el contacto con el equipo oportunamente. Puedes apertura canales que puedan trabajar el reconocimiento, enfoque, y rompe hielos. Por ejemplo Plazti, empresa enfocada a la educación online, y tiene un equipo humano conformado por 14 nacionalidades, en el artículo “Como funciona la cultura de Platzi, describe que la gran parte de la comunicación interna es a través de Slack, solo utilizan correos con persona fuera de la empresa.

Te invito que identifiques aquellos hábitos que impenden que seas más productivo, el primer paso es el reconocimiento, imagínate todos los beneficios personales y profesionales que pudieras tener al aumentar tu productividad. Tu equipo y tu familia te lo agradecerá. 

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