Iván Menéndez, Area Vicepresident South EMEA y responsable de Gtmhub en España, Portugal e Italia.
Vivimos actualmente en un nuevo mundo post pandémico, rápidamente cambiante. Desde el punto de vista de las compañías esto implica necesidades de adaptación constante, objetivos ambiciosos de crecimiento, adquisiciones/fusiones de empresas, disrupción desde otros sectores y una constante búsqueda de agilidad para adaptarse a los cada vez más frecuentes cambios. Y, desde el punto de vista de los empleados, escasez y carestía de talento en ciertas posiciones clave, enorme competencia y dificultad para atraer y retener ese talento y predominio del trabajo híbrido y remoto.
Como una reflexión inicial, una de las principales razones para el interés en OKR está, en mi humilde opinión, en que las herramientas “tradicionales” de gestión no funcionan adecuadamente en el contexto actual. Trabajar sin objetivos no da sentido de dirección y pertenencia. Los MBOs asignados top-down no motivan y no hacen más atractivo y autónomo el trabajo para el empleado. La estructura organizativa jerárquica y matricial no parece resolver la colaboración entre silos corporativos, clave para cualquier pretendida agilidad corporativa. Y los procesos corporativos, si bien ayudan con la eficiencia, el control y la predictibilidad, no parece la herramienta más adecuada para que la compañía sea ágil y flexible.
Volviendo a OKR, posiblemente la virtud fundamental de la metodología es que es conceptualmente sencilla y que hay evidencias tangibles de que funciona. OKR, lejos de quedarse en un plano teórico o académico, cuenta con muchos años de ejecución práctica en bastantes de las empresas más exitosas, más alineadas y con empleados más comprometidos que existen.
¿Dónde se plantean más dificultades? En la adopción de OKR a escala corporativa. Para un equipo pequeño o unos pocos equipos, las ventajas de OKR superan, con mucho, a la dificultad de su adopción. Ni el volumen de OKR, ni su actualización, ni obtener y revisar la información al respecto del avance de los OKR suelen plantear problemas sustanciales. De hecho, el soporte de OKR puede incluso consistir en unas pocas hojas Excel o incluso apoyarse en un soporte físico; un mural adecuado puede servir para apoyar a un equipo pequeño adoptando OKR.
Si algo une a todos los clientes más maduros y experimentados usando OKR es que han cambiado varias veces la forma de gestionar OKR. Y han cambiado varias veces de herramientas o plataformas porque la utilizada anteriormente se les ha quedado corta según sus necesidades se han ido volviendo más amplias y/o más complejas. El riesgo siempre es el mismo; cada paso atrás en el soporte del programa OKR supone frenar y “enfriar” el proceso y a la organización, motivo por el cuál suele ser muy rentable a largo plazo elegir la plataforma que realmente va a cubrir mis necesidades a corto, medio y largo plazo. Y hacer un análisis realista y razonablemente profundo.
Al respecto de los criterios clave para acertar en la selección de la plataforma, en nuestra experiencia, se deberían tener en cuenta fundamentalmente cuatro aspectos; aspectos funcionales y operativos del programa OKR, aspectos estratégicos, crecimiento exponencial de la complejidad y solidez de la plataforma. Distingo los dos aspectos porque generalmente los aspectos funcionales afectan a las personas que gestionan el programa OKR, mientras que los aspectos estratégicos suelen afectar a los sponsors (habitualmente, CEO, COO, Chief of Staff o al comité de dirección) del programa OKR. Es importante, por lo tanto, prestar atención a ambos aspectos.
Aspectos Funcionales
- Capacidad de personalización de los OKR. Tipos de OKR, estándares, plantillas, campos personalizados. No tener límites en reflejar cualquier estructura posible de objetivos en mi plataforma.
- Alineamiento de OKR. En organizaciones grandes, visualizar cientos de OKR con una estructura compleja o difícil de entender se hace realmente complicado. Disponer de herramientas que permitan ver y configurar de forma sencilla ese alineamiento y contribución es clave. Y poder reflejar cualquier complejidad de relaciones entre los OKR, muy relevante.
- Proceso de OKR. Quién, cuándo, cómo debe ejecutar alguna acción como parte del programa de OKR. ¿Es todo lo anterior automatizable, susceptible de notificarse y gestionarse de forma autónoma por parte de la plataforma OKR?.
- Facilitar la adopción del hábito OKR a los usuarios finales. Cómo acercar el seguimiento y la visibilidad de OKR sin introducir elementos nuevos o procesos tediosos. Con qué herramientas de uso diario tengo capacidad de integrar el proceso OKR.
- Workflows. ¿Quién debe aprobar los OKR? ¿Quién contribuye a ellos? ¿Quién ha de formar parte de los CFR o aprobar cambios o actualizaciones sobre los OKR?. ¿Puedo replicar cualquier estrategia en mi plataforma?
- Integración con sistemas corporativos. Si la plataforma OKR no puede integrar información desde las plataformas que contengan datos relevantes, la plataforma acabará por limitar el programa OKR. Igualmente, si la plataforma OKR no es capaz de exportar información a los sistemas corporativos relevantes, limitará el programa OKR. Los clientes más maduros reiteran que cuando menos tiempo se tarde en discutir los datos o en agregarlos/extraerlos/acercarlos al trabajo diario del empleado, menos tiempo perdido por los empleados y más efectivo el programa.
Aspectos Estratégicos
Generalmente, los ejecutivos que apoyan el despliegue de OKR lo hacen porque buscan resultados relevantes para el negocio, como puede ser la satisfacción de empleados o clientes, la mayor colaboración, la reducción de gastos innecesarios o el aumento de las ventas. Es clave para una plataforma exitosa que esta provea a los ejecutivos de herramientas para tener la adecuada visibilidad del valor del programa OKR y del impacto del mismo sobre KPIs de negocio que se intentan mejorar.
- ¿Puedo ver información clara, en tiempo real, acerca del programa OKR? ¿Puedo agregar y segmentar por cualquier criterio que necesite? ¿Dónde me indica la plataforma OKR que tengo aspectos que deberían llamar mi atención? ¿Entre qué equipos tengo colaboración y entre cuáles no? ¿En qué equipos y personas tengo más proactividad, capacidad de colaborar, establecer redes, buscar soluciones? ¿Qué contexto y correlación encuentro entre mis métricas de negocio y la información que me llega del proceso OKR? ¿Dispongo de diagnósticos organizativos y del programa automatizados?.
Crecimiento exponencial de complejidad con el tamaño de despliegue
OKR trata de objetivos, individuos, equipos, objetivos, key results, KPIs, tareas, etc. Muchos de ellos pueden ser individuales, de equipo, inter-equipos, de división, inter-divisiones, top-down, bottom-up, comprometidos, aspiracionales. Por todo lo anterior, como en cualquier otra dinámica en la que juegue el efecto red, el volumen de datos y complejidad crece exponencialmente con el número de personas participando del programa OKR. Teniendo claro que, a medio-largo plazo, quiero que varios cientos o miles de usuarios trabajen alrededor de OKR, nuestra sugerencia es que los clientes verifiquen cuidadosamente que las plataformas que evalúan tengan referencias concretas, conocidas y con las que sea posible contactar que ya soporten, ya a día de hoy, ese volumen de usuarios.
Uno de los aspectos que más claros se ven cuando una compañía se plantea llevar OKR a escala corporativa es que la plataforma que tiene la información del programa OKR tiene, probablemente, la información más estratégica -y por ello, delicada- de nuestra organización. Qué es estratégico, qué estamos haciendo para conseguirlo, qué procesos de transformación estamos emprendiendo. Aspectos como la escalabilidad de la plataforma, sus certificaciones de seguridad y operación son absolutamente clave para estar seguro de depositar información corporativa clave en buenas manos.
Solidez de la plataforma
Uno de los aspectos que más claros se ven cuando una compañía se plantea llevar OKR a escala corporativa es que la plataforma que tiene la información del programa OKR tiene, probablemente, la información más estratégica -y por ello, delicada- de nuestra organización. Qué es estratégico, qué estamos haciendo para conseguirlo, qué procesos de transformación estamos emprendiendo. Aspectos como la escalabilidad de la plataforma, sus certificaciones de seguridad y operación son absolutamente clave para estar seguro de depositar información corporativa clave en buenas manos.
Nuestra humilde experiencia en Gtmhub es que, con el debido liderazgo a niveles altos en una organización, los programas de OKR acaban sistemáticamente siendo un éxito. Igualmente, si estos programas acaban teniendo éxito, en organizaciones de cierto tamaño, al menos todas las cuestiones anteriormente detalladas acaban siendo necesarias y relevantes, antes o después. Esperamos que esta reflexión le resulte útil a las organizaciones que estén considerando adoptar OKR o estén empezando a emprender el camino. Revisar cuidadosamente estos aspectos suele ayudar a mitigar los riesgos que los clientes más maduros han encontrado. Y ayudan a los clientes a tener éxito sin interrupciones ni disrupciones en el programa OKR.
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